【摘要】

本文以我作為項(xiàng)目經(jīng)理主持的某大型化工企業(yè)信息化系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目為例，對(duì)項(xiàng)目成本管理進(jìn)行了論述。信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理主要包括成本估算、成本預(yù)算和成本控制。成本管理的目的是通過執(zhí)行項(xiàng)目成本管理過程與使用一些基本項(xiàng)目管理工具和技術(shù)，改進(jìn)項(xiàng)目成本績效。本文結(jié)合我的工作實(shí)踐，討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目中的成本管理問題。本項(xiàng)目中我們主要采用了在計(jì)劃階段做好成本估算與成本預(yù)算工作；在實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制；有效監(jiān)控可能造成成本超支的風(fēng)險(xiǎn)因素等措施。實(shí)際結(jié)果表明，該項(xiàng)目的最終成功在很大程度上歸功于運(yùn)用上述方法在項(xiàng)目過程中各個(gè)階段對(duì)成本的有效管理和控制。

【正文】

2012年5月，江蘇某大型化工企業(yè)根據(jù)上級(jí)集團(tuán)公司的信息化標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)行企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)施。該信息系統(tǒng)總投資兩百六十萬，項(xiàng)目周期為6個(gè)月，主要包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）與客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。系統(tǒng)要求該企業(yè)總部與各個(gè)下設(shè)辦事處和生產(chǎn)廠區(qū)在網(wǎng)絡(luò)專線互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上通過該信息系統(tǒng)達(dá)到信息統(tǒng)一管理、及時(shí)交流共享以及統(tǒng)計(jì)分析，從而提高企業(yè)生產(chǎn)和銷售效率的目的。我作為公司技術(shù)部門的主管，有幸被公司領(lǐng)導(dǎo)指派為項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的整體管理。

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理主要包括成本估算、成本預(yù)算和成本控制。成本管理的目的是通過執(zhí)行項(xiàng)目成本管理過程與使用一些基本項(xiàng)目管理工具和技術(shù)，改進(jìn)項(xiàng)目成本績效。我們十分重視項(xiàng)目的成本管理，在本項(xiàng)目中，為了在計(jì)劃階段做好成本估算與成本預(yù)算工作，使用了MS-Project項(xiàng)目管理工具、制定完整的WBS、正確的項(xiàng)目資源估算、自下而上的項(xiàng)目成本估算，成本總計(jì)的項(xiàng)目成本預(yù)算等方法；為了在實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制，使用了定期提交項(xiàng)目周報(bào)，通過掙值分析來評(píng)估項(xiàng)目績效和偏差的量級(jí)；為了有效監(jiān)控可能造成成本超支的風(fēng)險(xiǎn)因素，使用了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃模板和風(fēng)險(xiǎn)事件列表模板以及主動(dòng)與客戶落實(shí)未明晰事項(xiàng)。通過以上方法，在項(xiàng)目過程中各個(gè)階段對(duì)成本進(jìn)行了有效管理和控制。

一、計(jì)劃階段做好成本估算與成本預(yù)算工作。

成本估算和成本預(yù)算是成本控制的基礎(chǔ)。我在本項(xiàng)目中對(duì)成本估算與成本預(yù)算主要采取了以下方法：（1）采用MS-Project項(xiàng)目管理工具。根據(jù)以往的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，我選擇了MS-Project作為企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目管理工具。MS-Project提供了豐富的報(bào)表分析工具，能夠幫助我對(duì)項(xiàng)目成本、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目進(jìn)度等多個(gè)方面進(jìn)行管理。（2）制定完整的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS是項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目成本管理的基礎(chǔ)。只有建立了完備、無遺漏的WBS，才能夠確保項(xiàng)目成本估算與成本預(yù)算的準(zhǔn)確性。在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，我們就對(duì)OA系統(tǒng)和CRM系統(tǒng)的具體需求和業(yè)務(wù)流程做了深入細(xì)致的調(diào)研分析，并在MS-Project的幫助下建立了完整的WBS。（3）正確的項(xiàng)目資源估算。項(xiàng)目資源估算也是項(xiàng)目成本估算的重要輸入之一。在成本估算之前必須明確項(xiàng)目所需資源的種類和數(shù)量，以及項(xiàng)目資源的單價(jià)。在該信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)中我采用了專家判斷法，定義出了詳細(xì)資源列表，將項(xiàng)目所需的路由器、交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的單價(jià)與數(shù)量以及光纖布線單位價(jià)格與布線距離等都列入表中，從而可以計(jì)算出總成本。（4）自下而上的項(xiàng)目成本估算，成本總計(jì)的項(xiàng)目成本預(yù)算。結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況與MS-Project的便利性，在成本估算上，我主要采用了自下而上的方法。在估算項(xiàng)目任務(wù)的成本時(shí)，我們將WBS的每一個(gè)任務(wù)做工作量評(píng)估，每一項(xiàng)任務(wù)必須控制在每人每周以內(nèi)。在成本預(yù)算上，我主要采用了成本總計(jì)的方法，按已制定的成本估算與WBS，將項(xiàng)目總成本分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體工作中。此外我還預(yù)留了管理儲(chǔ)備金，用于應(yīng)對(duì)計(jì)劃之外可能發(fā)生的變更。

二、實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制。
在項(xiàng)目實(shí)施階段需要進(jìn)行成本的跟蹤和控制，而成本控制的一個(gè)重要組成部分，就是確定偏差產(chǎn)生的原因、偏差的量級(jí)以及決定是否需要采取行動(dòng)糾正偏差。因此我規(guī)定項(xiàng)目組成員每周五通過電子郵件提交項(xiàng)目周報(bào)，報(bào)告中要求以百分比形式量化任務(wù)完成情況，把各自本周內(nèi)完成的任務(wù)進(jìn)度情況和下周任務(wù)計(jì)劃進(jìn)行匯報(bào)，然后我把各項(xiàng)任務(wù)的實(shí)際數(shù)據(jù)輸入到進(jìn)度計(jì)劃中，MS-Project自動(dòng)生成成本統(tǒng)計(jì)表，清楚的顯示出任務(wù)的基準(zhǔn)和實(shí)際成本信息，通過掙值分析技術(shù)，用成本基準(zhǔn)來評(píng)估項(xiàng)目績效和偏差的量級(jí)。同時(shí)，我還根據(jù)以上參數(shù)繪制出曲線圖，定時(shí)檢查成本是否超支。如在項(xiàng)目建設(shè)第30天，我們對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)成本進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，結(jié)果如下：已完成工作實(shí)際成本（AC）為54萬，已完成工作預(yù)算成本（EV）為60萬，計(jì)劃工作預(yù)算成本（PV）為55萬。經(jīng)計(jì)算，成本偏差（CV）為-6，進(jìn)度偏差（SV）為5。這表明進(jìn)度提前，但是費(fèi)用超支了，從繪制的曲線圖中也可以清楚的看出來。由此，我們分析了造成這種情況的原因，并對(duì)計(jì)劃進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。

三、有效監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)因素

由于本項(xiàng)目存在涉及范圍廣、需求和范圍界定不清晰、用戶參與度不足以及各種技術(shù)難題等主要風(fēng)險(xiǎn)因素，所以項(xiàng)目中我對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了必要的管理，盡量避免風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生而引發(fā)的項(xiàng)目成本增加或超支。為了讓項(xiàng)目組在各個(gè)階段保持良好的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，我采用了風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃模板和風(fēng)險(xiǎn)事件列表模板，把項(xiàng)目中各組成部分的主要風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)按照排名張貼在公告欄上。特別是客戶方面，我定期把某些由于客戶方未明晰需求的風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)送給客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，以引起客戶方的足夠重視，并且為了能夠盡快落實(shí)未明晰的事項(xiàng)，我與客戶方主要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多次進(jìn)行了面對(duì)面的溝通，通過對(duì)利弊關(guān)系的陳述，最終達(dá)成了相關(guān)事項(xiàng)的共識(shí)，從而明確了相應(yīng)的項(xiàng)目成本，減少了由此而引發(fā)的成本超支問題。

企業(yè)信息化系統(tǒng)在2012年11月如期正式上線，系統(tǒng)整體運(yùn)行狀況良好，受到了客戶方的一致好評(píng)。項(xiàng)目的成功得益于通過在計(jì)劃階段做好成本估算與成本預(yù)算工作、在實(shí)施階段進(jìn)行成本跟蹤和控制、有效監(jiān)控可能造成成本超支的風(fēng)險(xiǎn)因素等措施，在項(xiàng)目各個(gè)階段有效的管理和控制了項(xiàng)目成本。但是項(xiàng)目中也存在著一些問題，導(dǎo)致了成本偏差。經(jīng)過項(xiàng)目結(jié)束后分析偏差來源，發(fā)現(xiàn)主要在于遺漏了某些因素對(duì)成本的影響，比如項(xiàng)目組某些前期一直參與程序開發(fā)的成員調(diào)到其他項(xiàng)目組后，之后補(bǔ)充進(jìn)來的項(xiàng)目組新成員需要經(jīng)過適當(dāng)?shù)募夹g(shù)培訓(xùn)，才能參與到開發(fā)工作中，而由此就會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的費(fèi)用成本。還有由于項(xiàng)目所需的設(shè)備產(chǎn)品價(jià)格上漲，而引起的采購成本增加，今后我會(huì)特別注意此類情況，避免類似問題的發(fā)生。通過本項(xiàng)目的實(shí)施，我更加深刻的體會(huì)到成本管理的重要性。一個(gè)項(xiàng)目，如果沒有好的成本管理方案，不僅僅是造成成本超支，更會(huì)嚴(yán)重影響到項(xiàng)目進(jìn)度和項(xiàng)目質(zhì)量等多個(gè)方面，甚至因此而造成整個(gè)項(xiàng)目的失敗。在以后的項(xiàng)目中，我會(huì)謹(jǐn)慎靈活的選擇適合具體項(xiàng)目情況的成本管理策略，保證項(xiàng)目任務(wù)的順利完成，爭取獲得更多客戶方的認(rèn)可。