眾所周知,一個完整的項目管理可分為五個階段:啟動階段,計劃階段,執(zhí)行階段,監(jiān)督和控制以及完成階段。在項目管理的所有階段進(jìn)行監(jiān)視和報告工作,這也要求我們充分發(fā)揮項目管理工具的作用。如果沒有項目管理工具,我們可能會忙于收集可操作的數(shù)據(jù),跟蹤進(jìn)度并按時完成任務(wù),而沒有時間去處理其他更重要的任務(wù)。那么在項目管理中,項目計劃實施需要注意的事項有哪些?如何進(jìn)行流程管理?
在項目管理中,項目計劃實施要注意哪些事項?
項目計劃實施過程是完成整個項目計劃任務(wù)的過程。在這一過程中項目的各種目標(biāo)需要被實現(xiàn),各項專項計劃需要被落實。
項目計劃實施的主要依據(jù)是項目計劃開發(fā)階段的成果——項目計劃、輔助說明,同時組織管理政策也將作為輔助文件來指導(dǎo)項目實施工作。
在項目計劃實施過程中,勢必會有各種風(fēng)險事件的發(fā)生,為了降低項目風(fēng)險事件對項目實施的影響,通常會設(shè)計一些預(yù)防措施來減少項目風(fēng)險事件發(fā)生概率。這些措施也將作為輸入信息應(yīng)用于項目計劃實施過程中。
另外,在項目計劃實施中,通常很難保障項目完全按照計劃進(jìn)行,當(dāng)項目有了偏差時,就需要采取一定措施來降低偏差對于項目的影響,這些措施被稱為糾偏措施,它也將作為輸入信息應(yīng)用于項目計劃實施過程中。
項目計劃實施過程是項目中最有影響的過程,項目經(jīng)理和項目管理團(tuán)隊必須協(xié)調(diào)和解決項目中存在各種技術(shù)和組織問題以實現(xiàn)項目目標(biāo),在這一過程中通常采用的方法、技術(shù)和工具包括以下幾個方面:
1、普通管理技能。
如領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)、信息交流和談判等都對項目計劃實施產(chǎn)生實質(zhì)性的影響。
2、生產(chǎn)技能和知識。
有關(guān)項目產(chǎn)品的技能與知識是項目計劃實施的基礎(chǔ)。這些必要的技能被作為項目規(guī)劃的一部分,由人力資源管理中的人員來獲得。
3、工作分配系統(tǒng)。
這是為確保項目工作能按時、按序地完成而建立的過程。基本的方式是以書面委托的形式開始進(jìn)行工作活動或啟動工作包。但在某些情況下,需要根據(jù)具體的項目特點來采用適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣峙湎到y(tǒng)。
4、進(jìn)展?fàn)顩r檢查會議。它是項目進(jìn)展信息交流的常規(guī)會議。在許多項目中,進(jìn)展?fàn)顩r會議以各種不定期和不同級別的形式召開。
5、項目管理信息系統(tǒng)(PMIS)。
6、組織管理過程。在項目實施過程中,項目的所有相關(guān)組織均存在著正式的和非正式的過程,這些過程對于項目的執(zhí)行有很大的影響。
項目實施的結(jié)果是項目實施過程中產(chǎn)生的項目產(chǎn)出物。另外,還包括項目實施工作和實施結(jié)果的各種文件資料,如:哪些任務(wù)已經(jīng)完成,哪些工作沒有完成,滿足的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是什么等等。
如何在組織中進(jìn)行流程管理?
1.新的項目管理流程在高層得到認(rèn)可
成功轉(zhuǎn)型的最佳方式首先要得到組織中高層的認(rèn)可和支持。
2.研究有代表性的項目類型
獲得組織的支持之后,需要對現(xiàn)有項目類型進(jìn)行分析。
3.分析項目的詳細(xì)信息
既然已經(jīng)按類型對項目進(jìn)行分類了,那么接下來就要對每個項目進(jìn)行單獨(dú)分析。
4.與團(tuán)隊共同確定需要改進(jìn)的地方
找出當(dāng)前流程的存在的問題及改進(jìn)方法是流程執(zhí)行過程中的關(guān)鍵,在分析問題的過程中,可以讓團(tuán)隊成員意識到當(dāng)前體系中的漏洞,并且可以通過適當(dāng)?shù)捻椖抗芾砹鞒毯碗A段來改進(jìn)。
5.使用工具進(jìn)行項目管理流程
完成了項目管理引進(jìn)、研究和溝通等相關(guān)工作之后,就可以按照前文所述的各個項目階段和流程來實際執(zhí)行項目管理過程了。
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